Pourquoi c'est important
Pour être de véritables défenseurs de la qualité et de la sécurité des patients, les responsables cliniques ne peuvent pas se permettre d’ignorer l’aspect financier des soins de santé. Alors que les marges se resserrent pour de nombreuses organisations, les dirigeants du système doivent réduire les dépenses. Si les responsables cliniques de première ligne ne sont pas en mesure de démontrer la valeur ajoutée au fil du temps et d’encourager une prise de décision réfléchie, les soins cliniques peuvent être confrontés à des réductions réactives qui lésent ou même nuisent aux patients. Les dirigeants cliniques doivent maîtriser la gestion financière – et pas seulement le savoir-faire clinique – pour s’assurer que la qualité et la sécurité sont toujours les principales priorités.
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Outils pour comprendre les données cliniques et financières
Les responsables de première ligne ont besoin de moyens de rassembler les données cliniques et financières afin de pouvoir aborder en toute confiance la valeur financière en plus de la qualité clinique. La comptabilité Lean offre une solution à ce défi. (La comptabilité Lean fait référence de manière générale aux applications des principes de la pensée Lean aux fonctions comptables et financières.) Les services tels que l'orthopédie et les soins cardiovasculaires peuvent trouver les outils de comptabilité Lean particulièrement utiles, mais divers domaines cliniques peuvent également en tirer profit.
Le Box Score est l'un des éléments de la comptabilité allégée. Il s'agit d'un ensemble de mesures qui tiennent sur une seule feuille de papier et qui englobent trois domaines de performance :
- Mesures de qualité — y compris des domaines tels que la sécurité et les défauts
- Mesures de capacité — compare la disponibilité globale du temps du personnel à l'utilisation productive réelle du temps du personnel
- Mesures financières : elles abordent les principaux postes de coûts (par exemple, les fournitures) et les mesures traditionnelles de rentabilité. Par exemple, le Box Score inclut le « taux de rendement minimal », qui est le taux de rentabilité minimal jugé acceptable.
Le Box Score permet aux responsables de première ligne de comprendre les performances hebdomadaires de leur service clinique. Il peut s'agir de services de remplacement de la hanche ou du genou, de chirurgie cardiaque ou de chirurgie de la cataracte. Jusqu'à présent, IHI a développé des Box Scores en mettant l'accent sur les soins aux patients hospitalisés. Idéalement, un responsable d'un système de santé pourrait développer un Box Score reliant plusieurs sites de soins.
Soutenir les managers de première ligne
Le Box Score sert de point d'ancrage pour la gestion continue de la valeur. (La gestion continue de la valeur est un ensemble de méthodes qui peuvent aider à atteindre la standardisation, à accroître l'efficacité et à optimiser les ressources pour augmenter la valeur de leurs services.) Il informe les responsables de première ligne afin qu'ils puissent résoudre les problèmes avant qu'ils ne mettent en péril le cœur de leur activité. L'examen hebdomadaire des mesures de qualité, de capacité et financières peut aider le responsable de première ligne à identifier les domaines de variation, ce qui déclenche des analyses plus poussées et, en fin de compte, des décisions stratégiques.
Les indicateurs les plus importants
Les responsables cliniques et opérationnels doivent travailler ensemble pour sélectionner le bon ensemble de mesures pour le Box Score. Chaque service clinique aura un Box Score différent, et les Box Scores varieront selon les systèmes de santé. Les mesures sélectionnées doivent découler directement du plan stratégique du département ou de la ligne de service, qui doit à son tour s'aligner sur la stratégie de l'organisation dans son ensemble.
Les dirigeants doivent procéder à un « exercice de cartographie » en dressant la liste des objectifs stratégiques et des mesures possibles. Ensuite, en fonction de la disponibilité des données, de l’importance relative des mesures mises au point et du consensus des participants, l’équipe sélectionne un ensemble plus restreint de mesures.
L’exercice de cartographie est utile car il vous aide à définir comment travailler vers des objectifs stratégiques sur une base hebdomadaire.
Exemple de tableau de bord - Les mesures de performance incluent la qualité clinique. Les mesures de capacité permettent un suivi continu de l'utilisation du personnel. Les mesures du compte de résultat sont segmentées par niveau d'impact.
Remplir le tableau des scores
Chaque établissement a accès à des informations différentes pour le Box Score. Par exemple, certains établissements disposent de systèmes d’analyse clinique avancés qui réduisent le délai de calcul des mesures. D’autres doivent extraire régulièrement des données d’un ensemble de systèmes de données financières, de ressources humaines et de qualité différents, tels que des registres et des données comptables collectées régulièrement. Des mises à jour hebdomadaires régulières et précises du Box Score nécessitent de nouveaux flux de travail et une communication entre le personnel clinique et financier. Les unités dotées d’analystes financiers intégrés peuvent trouver ces mises à jour plus faciles, mais ce type de structure organisationnelle n’est pas nécessaire.
Les responsables peuvent également utiliser le Box Score pour comparer différentes idées de projets d’amélioration, en estimant l’impact sur plusieurs dimensions du service clinique. Par exemple, les prestataires de soins de santé peuvent utiliser le Box Score comme structure pour comprendre l’impact de nouveaux investissements dans le personnel ou de changements dans la façon dont les fournitures sont achetées. Compte tenu des ressources limitées pour l’amélioration, le Box Score peut aider les responsables à faire de meilleurs choix quant aux projets à poursuivre.
Vers une éducation financière pour les gestionnaires cliniques
Les outils de comptabilité Lean peuvent jouer un rôle important pour les responsables cliniques, et pas seulement pour le personnel financier. Qu'il s'agisse d'évaluer les performances actuelles ou d'estimer l'impact des projets ou des décisions, le Box Score oblige les gestionnaires à examiner simultanément les mesures financières, cliniques et d'efficacité, augmentant ainsi les chances d'une action plus efficace et d'une meilleure valeur au fil du temps pour les patients et l'organisation.
Jeffrey Rakover est chercheur associé à IHI et membre de l'équipe d'innovation de IHI .
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