Por qué es importante
Una reunión es una reunión breve y de pie (de 10 minutos o menos) que normalmente se utiliza al comienzo de un día o turno para ayudar a los equipos a anticipar y gestionar activamente los problemas de calidad y seguridad. Kathy D. Duncan, enfermera registrada, es profesora de Leading Quality Improvement: Essentials for Managers de IHI y, a menudo, asesora a los equipos sobre cómo utilizar las reuniones de forma más eficaz. Recientemente compartió sus consejos para probar e implementar reuniones de reunión con éxito en una variedad de entornos.
¿Por qué son importantes las reuniones de seguridad?
Las reuniones diarias pueden ayudar a su equipo a reunirse como cuidadores para comprender sus principales prioridades del día. Las reuniones pueden ser una excelente manera de comenzar un día, un turno o un proceso al ayudar a su equipo a pensar críticamente sobre cómo anticipar posibles problemas o formas de mejorar la atención.
Por ejemplo, tuve la oportunidad de visitar un hospital cuyos días de catéter permanente se redujeron a la mitad en un par de semanas mediante el uso de reuniones diarias. Probaron mediante reuniones de seguridad haciendo un par de preguntas: ¿Cuántas personas tienen catéteres permanentes? ¿Se pueden quitar?
Al nombrar a los pacientes y los números de sus habitaciones, los miembros del equipo plantaron la semilla en el fondo de sus mentes para que, a medida que avanzaba el día, dijeran: “¿Quién ya no necesita su catéter? ¿Cuándo puedo retirarlo? Su médico está aquí, déjame preguntarle”. Aprovecharon las reuniones de seguridad como una oportunidad para decir: "Necesitamos comprender a los pacientes que están aquí y lo que necesitan".
¿Qué es la herramienta de reuniones diarias?
La herramienta de reuniones diarias ofrece pautas sobre cómo asegurarse de que sus reuniones se mantengan encaminadas y programadas. Ofrece ideas sobre algunas pruebas que podría ejecutar. Por ejemplo, un día podrías probar a reunirte con un solo colega. Podría probarlo con un segmento de su población de pacientes.
Si segmenta su población para probar reuniones, la herramienta le ayuda a probar cómo y cuándo realizarlas. Le anima a pensar en quién debe ser parte de las reuniones: ¿qué pacientes debemos discutir y qué miembros del personal deben ser parte de la discusión? La herramienta plantea preguntas que usted debe responder: ¿Cuántas personas son demasiadas para una reunión? ¿Hemos invitado a las personas adecuadas para las personas a las que servimos?
Es posible que muchas personas estén familiarizadas con el uso de reuniones en entornos hospitalarios. ¿Cómo se podrían utilizar las reuniones en otros entornos?
La gente está empezando a utilizarlos en muchos entornos diferentes debido al valor de las reuniones.
Por ejemplo, mi madre está en un centro especializado. El personal no llama a lo que hacen reunión de seguridad, pero eso es lo que es. Los martes por la mañana, cuando visita el médico, realizan una sesión informativa. El personal de la unidad dedica unos 45 minutos a analizar las necesidades de cada uno de los pacientes. Priorizan lo que el médico necesita saber y cómo se lo van a decir de manera estándar y concisa.
Los consultorios médicos pueden utilizar una reunión diaria antes de ver a su primer paciente. Si, digamos, abren su consultorio a las 8:00, es posible que se reúnan brevemente para decir cosas como: "Hoy tenemos un volumen de pacientes mayor de lo normal" o "Tenemos tres pacientes que acaban de ser dados de alta". Desde el hospital." Podría ser un día en el que necesiten escalonar las horas de almuerzo. La idea es discutir la logística sobre lo que pueden anticipar a medida que avanzan el día.
Por ejemplo, un médico que trabaja en un consultorio familiar me dijo recientemente que uno de sus mayores desafíos era no siempre saber qué personal estaba en el consultorio. Esto llevó a no tener claros los roles y responsabilidades. Habló de los oyentes que gritaban: “¿Estoy cubriendo a este médico? ¿Con qué enfermera voy a trabajar hoy? Ella describió haber estado a punto de fallar cuando no se dio cuenta de que era responsable de cubrir el trabajo de laboratorio de otro médico y se perdió un valor de laboratorio crítico hasta las 4:15 de esa tarde.
Después de hablar de esto, se nos ocurrió la idea de hacer una reunión diaria. Esto sólo necesita ser de tres a cinco minutos. “¿Quién está aquí hoy? ¿Quién cubre qué habitaciones? ¿Cuáles son las grandes cosas que esperamos hoy?
¿Qué consejos tienes para probar las reuniones diarias?
Probar reuniones diarias sería como probar cualquier otra cosa. Comience con alguien que esté dispuesto. Lo probaría quizás con dos personas. Podrían ser el director de la práctica y la recepcionista. Podría ser la enfermera a cargo y un terapeuta respiratorio.
Podría concentrarse en un objetivo en el que esté trabajando su unidad. Si se centra en la movilidad, comience con los pacientes que necesitan deambular hoy. Intente segmentar un grupo pequeño tal vez algún día. Luego, al final del día, habla con tus colegas y pregunta: “¿Cómo te fue? ¿Aprendimos algo? ¿Cómo les fue a los pacientes? ¿Tener una reunión ayudó al equipo? Pregúntele a cinco personas: “¿Te resultó útil? ¿Cuánto tiempo tomó? Entonces inténtalo de nuevo mañana.
Es posible que descubra que tal vez el terapeuta respiratorio, aunque esté dispuesto, no sea la persona adecuada para su prueba. Si su unidad tiene muchos problemas ambulatorios, podría preguntarle a un fisioterapeuta: “¿Estaría dispuesto a reunirse para proteger a sus pacientes? Nos estamos centrando en intentar que los pacientes se levanten hoy”.
¿Cuáles son algunos de los problemas comunes que enfrentan los equipos durante las reuniones y algunos consejos para prevenirlos?
El principal problema es la suposición de que las reuniones son sólo un trabajo extra. "No tenemos tiempo para eso". Todos están muy ocupados con su lista de cosas que deben hacer. Quizás necesites ayudar a las personas a pensar en las reuniones de manera diferente. "Estos cinco minutos podrían evitar que lastime a un paciente". “Estos 10 minutos podrían ahorrarme una hora y media al final del día”.
Es difícil superar ese obstáculo, pero puedes desarrollar tu voluntad si comienzas con una persona y luego realizas un seguimiento de los casi fallos o salvamentos. "Hoy sacamos a cuatro personas del narcotráfico". “Hoy ayudamos a seis personas a sentarse o caminar”. Ese tipo de información es alentadora para el personal (incluso para aquellos que no están realizando pruebas) para que todos puedan entender que las reuniones tienen valor.
Otro desafío puede ser ser breve. Algunas personas pueden sentirse tentadas a decir un poco más de lo necesario, pero una reunión debe ser breve y agradable. Puede configurar una alarma de 10 minutos en su teléfono y mantenerla levantada para dejar en claro que desea respetar el tiempo de todos. Las personas que tocan a esos pacientes son las personas más valiosas allí, por lo que necesitan saber que estarán en la reunión durante 10 minutos y luego volverán a trabajar. Necesitan confiar en eso o no querrán participar.
Compartir los resultados de pruebas incluso pequeñas puede ayudar a convencer a las personas de que vale la pena dedicar tiempo a las reuniones. "Hemos hecho esto durante dos semanas y nunca pasó de los 10 minutos". "Lo intentamos a las 7:00 y ese horario estaba demasiado ocupado, así que lo aumentamos a las 8:30 y fue mejor".
Cuando las reuniones no tienen éxito, a menudo se debe a que los participantes cuestionaron el valor o la estructura de las reuniones. Escuché a gente decir: "Hicimos esto durante meses, pero luego la gente empezó a disminuir". Si eso sucede, es necesario revisar: “¿Qué preguntas estábamos haciendo? ¿Fueron las personas adecuadas parte del grupo? ¿Había demasiada gente allí? ¿Tardó demasiado? Si una reunión no es valiosa para todos los que están en ese círculo, encontrarán mejores cosas que hacer.
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Nota del editor: esta entrevista ha sido editada para mayor extensión y claridad.
