Pourquoi c'est important
Un huddle est une réunion courte et debout (10 minutes ou moins) qui est généralement utilisée au début d'une journée ou d'un quart de travail pour aider les équipes à anticiper et à gérer activement les problèmes de qualité et de sécurité. Kathy D. Duncan, infirmière, est membre du corps enseignant du programme Leading Quality Improvement: Essentials for Managers de l'IHI et enseigne souvent aux équipes comment utiliser les huddles de manière plus efficace. Elle a récemment partagé ses conseils pour tester et mettre en œuvre avec succès les huddles dans divers contextes.
Pourquoi les réunions de sécurité sont-elles importantes ?
Les réunions quotidiennes peuvent aider votre équipe à se réunir en tant que soignants pour comprendre vos principales priorités de la journée. Les réunions quotidiennes peuvent être un excellent moyen de démarrer une journée, un quart de travail ou un processus en aidant votre équipe à réfléchir de manière critique à la manière d'anticiper les problèmes potentiels ou à la manière d'améliorer les soins.
Par exemple, j'ai eu l'occasion de visiter un hôpital où le nombre de jours de cathéter à demeure a été réduit de moitié en quelques semaines grâce à des réunions quotidiennes. Ils ont testé l'utilisation de réunions de sécurité en posant quelques questions : Combien de personnes portent des cathéters à demeure ? Peuvent-ils être retirés ?
En nommant les patients et en indiquant leur numéro de chambre, les membres de l’équipe ont planté une graine dans leur esprit, de sorte qu’au fil de la journée, ils se demandaient : « Qui n’a plus besoin de son cathéter ? Quand puis-je le retirer ? Son médecin est ici, je vais lui demander. » Ils ont profité des réunions de sécurité pour dire : « Nous devons comprendre les patients qui sont ici et ce dont ils ont besoin. »
Qu'est-ce que l'outil de réunions quotidiennes ?
L' outil de réunions quotidiennes propose des conseils pour vous assurer que vos réunions restent sur la bonne voie et dans les délais. Il propose des idées sur certains tests que vous pourriez effectuer. Par exemple, vous pouvez tester l'utilisation d'une réunion quotidienne avec un seul collègue. Vous pouvez le tester avec un segment de votre population de patients.
Si vous segmentez votre population pour tester les réunions, l'outil vous aide à tester comment et quand les organiser. Il vous encourage à réfléchir à qui doit participer aux réunions : de quels patients devons-nous discuter et quels membres du personnel doivent prendre part à la discussion ? L'outil pose des questions auxquelles vous devez répondre : combien de personnes sont trop nombreuses pour une réunion ? Avons-nous invité les bonnes personnes pour les personnes que nous servons ?
De nombreuses personnes connaissent peut-être l’utilisation des réunions en groupe dans les milieux hospitaliers. Comment les réunions en groupe peuvent-elles être utilisées dans d’autres contextes ?
Les gens commencent à les utiliser dans de nombreux contextes différents en raison de la valeur des réunions.
Par exemple, ma mère est dans un établissement spécialisé. Le personnel n'appelle pas ce qu'il fait une réunion de sécurité, mais c'est ce que c'est. Ils font un briefing le mardi matin, lors de la tournée des médecins. Le personnel de l'unité passe environ 45 minutes à discuter des besoins de chaque patient. Ils classent par ordre de priorité ce que le médecin doit savoir et comment ils vont le lui dire de manière standard et succincte.
Les cabinets médicaux peuvent organiser une réunion quotidienne avant de voir leur premier patient. Par exemple, s'ils ouvrent leur cabinet à 8 h, ils peuvent organiser une brève réunion pour dire des choses comme « Nous avons un volume de patients plus important que d'habitude aujourd'hui » ou « Nous avons trois patients qui viennent de sortir de l'hôpital ». Il peut s'agir d'un jour où ils doivent échelonner les heures de déjeuner. L'idée est de discuter de la logistique de ce à quoi ils peuvent s'attendre au cours de leur journée.
Par exemple, une médecin qui travaille dans un cabinet de médecine familiale m'a récemment confié que l'un de ses plus grands défis était de ne pas toujours savoir quel membre du personnel était présent dans le cabinet. Cela l'a amenée à ne pas savoir clairement quels rôles et responsabilités elle occupait. Elle a raconté qu'elle entendait des médecins lui demander : « Est-ce que je remplace ce médecin? Avec quelle infirmière est-ce que je travaille aujourd'hui? » Elle a raconté avoir failli rater un examen de laboratoire critique avant 16 h 15.
Après avoir discuté de tout cela, nous avons eu l'idée d'organiser une réunion quotidienne. Cela ne devrait durer que trois à cinq minutes. « Qui est là aujourd'hui ? Qui s'occupe de quelles salles ? Quelles sont les grandes choses que nous attendons aujourd'hui ? »
Quels conseils avez-vous pour tester les réunions quotidiennes ?
Tester les réunions quotidiennes serait comme tester n'importe quoi d'autre. Commencez avec quelqu'un qui est disposé à le faire. J'essaierais peut-être avec deux personnes. Il pourrait s'agir du directeur du cabinet et de la réceptionniste. Il pourrait s'agir de l'infirmière responsable et d'un inhalothérapeute.
Vous pouvez vous concentrer sur un objectif sur lequel votre unité travaille. Si vous vous concentrez sur la mobilité, commencez par les patients qui doivent se déplacer aujourd'hui. Essayez de segmenter un petit groupe sur une journée, par exemple. Puis, à la fin de la journée, faites le point avec vos collègues et demandez-leur : « Comment cela s'est-il passé ? Avons-nous appris quelque chose ? Comment se sont comportés les patients ? Le fait de se réunir a-t-il aidé l'équipe ? » Demandez à cinq personnes : « Est-ce que cela a été utile ? Combien de temps cela a-t-il pris ? » Puis réessayez demain.
Il se peut que l'inhalothérapeute, même s'il est disposé à le faire, ne soit pas la personne la mieux placée pour vous faire passer le test. Si votre unité a beaucoup de problèmes de mobilité, vous pouvez demander à un physiothérapeute : « Seriez-vous prêt à participer à une réunion de sécurité avec vos patients ? Nous nous efforçons de faire en sorte que les patients se lèvent aujourd'hui. »
Quels sont les problèmes courants rencontrés par les équipes lors des rassemblements et quelques conseils pour les éviter ?
Le principal problème est l’idée selon laquelle les réunions de groupe ne sont que du travail supplémentaire. « Nous n’avons pas le temps pour ça. » Tout le monde est tellement occupé avec sa liste de choses à faire. Vous devriez peut-être aider les gens à concevoir les réunions de groupe différemment. « Ces cinq minutes pourraient m’empêcher de faire du mal à un patient. » « Ces 10 minutes pourraient me faire gagner une heure et demie à la fin de la journée. »
Il est difficile de surmonter cette étape, mais vous pouvez développer votre volonté en commençant par une seule personne et en suivant ensuite les erreurs ou les sauvetages évités de justesse. « Nous avons retiré quatre personnes de la drogue aujourd'hui. » « Nous avons aidé six personnes à s'asseoir ou à marcher aujourd'hui. » Ce genre d'information est encourageant pour le personnel, même pour ceux qui ne font pas de tests, car tout le monde peut comprendre que les réunions sont utiles.
Un autre défi peut être de rester bref. Certaines personnes pourraient être tentées d'en dire un peu plus que nécessaire, mais une réunion en groupe est censée être courte et agréable. Vous pouvez régler une alarme de 10 minutes sur votre téléphone et le tenir en l'air pour indiquer clairement que vous voulez respecter le temps de chacun. Les personnes qui touchent ces patients sont les plus précieuses, elles doivent donc savoir qu'elles resteront dans la réunion pendant 10 minutes, puis qu'elles retourneront au travail. Elles doivent avoir confiance en cela, sinon elles ne voudront pas participer.
Partager les résultats de tests, même de petite envergure, peut aider à convaincre les gens que les réunions en groupe en valent la peine. « Nous avons fait cela pendant deux semaines et cela n'a jamais duré plus de 10 minutes. Nous avons essayé à 7 heures et ce créneau était trop chargé, alors nous l'avons décalé à 8 heures 30 et c'était mieux. »
Lorsque les réunions de groupe ne sont pas populaires, c'est souvent parce que les participants remettent en question leur valeur ou leur structure. J'ai entendu des gens dire : « Nous avons fait cela pendant des mois, mais ensuite les gens ont commencé à diminuer. » Si cela se produit, vous devez vous demander : « Quelles questions posions-nous ? Les bonnes personnes faisaient-elles partie du groupe ? Y avait-il trop de monde ? Est-ce que cela a pris trop de temps ? » Si un groupe n'est pas utile à tous les participants, ils trouveront de meilleures choses à faire.
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Note de l'éditeur : cette interview a été modifiée pour des raisons de longueur et de clarté.