Por que isso importa
Um huddle é uma reunião curta e em pé — 10 minutos ou menos — que normalmente é usada no início de um dia ou turno para ajudar as equipes a antecipar e gerenciar ativamente problemas de qualidade e segurança. Kathy D. Duncan, RN, é docente do Leading Quality Improvement: Essentials for Managers do IHI e frequentemente orienta equipes sobre como usar huddles de forma mais eficaz. Ela recentemente compartilhou suas dicas para testar e implementar huddles com sucesso em uma variedade de configurações.
Por que as reuniões de segurança são importantes?
Reuniões diárias podem ajudar sua equipe a se reunir como cuidadores para entender suas principais prioridades do dia. Reuniões podem ser uma ótima maneira de começar um dia, turno ou processo, ajudando sua equipe a pensar criticamente sobre como antecipar problemas potenciais ou maneiras de melhorar o atendimento.
Por exemplo, tive a oportunidade de visitar um hospital cujos dias de cateter permanente caíram pela metade em algumas semanas usando reuniões diárias. Eles testaram usando reuniões de segurança fazendo algumas perguntas: Quantas pessoas estão com cateter permanente? Eles podem ser removidos?
Ao nomear os pacientes e seus números de quarto, os membros da equipe plantaram a semente no fundo de suas mentes para que, conforme o dia passasse, eles dissessem: "Quem não precisa mais do cateter? Quando posso removê-lo? O médico deles está aqui — deixe-me perguntar a ele." Eles usaram as reuniões de segurança como uma oportunidade para dizer: "Precisamos entender os pacientes que estão aqui e o que eles precisam."
O que é a ferramenta de reuniões diárias?
A ferramenta daily huddles oferece diretrizes sobre como garantir que seus huddles permaneçam no caminho certo e no cronograma. Ela oferece ideias sobre alguns testes que você pode executar. Por exemplo, você pode testar usando um huddle um dia com um único colega. Você pode testá-lo com um segmento da sua população de pacientes.
Se você segmentar sua população para testar huddles, a ferramenta ajuda você a testar como e quando fazê-los. Ela o incentiva a pensar sobre quem precisa fazer parte dos huddles — quais pacientes precisamos discutir e quais membros da equipe precisam fazer parte da discussão? A ferramenta faz perguntas que você deve responder: Quantas pessoas são demais para um huddle? Convidamos as pessoas certas para as pessoas que estamos atendendo?
Muitas pessoas podem estar familiarizadas com o uso de huddles em ambientes de internação. Como os huddles podem ser usados em outros ambientes?
As pessoas estão começando a usá-los em muitos cenários diferentes devido ao valor dos huddles
Por exemplo, minha mãe está em uma unidade especializada. A equipe não chama o que faz de reunião de segurança, mas é isso que é. Eles fazem um briefing pela manhã nas terças-feiras em que o médico faz a ronda. A equipe da unidade gasta cerca de 45 minutos falando sobre as necessidades de cada um dos pacientes. Eles priorizam o que o médico precisa saber e como vão dizer isso a ele de uma maneira padrão e sucinta.
Os consultórios médicos podem usar uma reunião diária antes de atenderem seu primeiro paciente. Se, digamos, eles abrirem o consultório às 8:00, eles podem ter uma breve reunião para dizer coisas como: "Temos um volume maior do que o normal de pacientes hoje" ou "Temos três pacientes que acabaram de receber alta do hospital". Pode ser um dia em que eles precisam escalonar os horários de almoço. A ideia é discutir a logística sobre o que eles podem antecipar ao longo do dia.
Por exemplo, uma médica que trabalha em uma clínica de família me disse recentemente que um dos maiores desafios era nem sempre saber qual equipe estava no consultório. Isso a levou a não ter clareza sobre papéis e responsabilidades. Ela falou sobre ouvir médicos gritando: "Estou cobrindo este médico? Com qual enfermeira estou trabalhando hoje?" Ela descreveu ter quase perdido quando não percebeu que era responsável por cobrir o trabalho de laboratório de outro médico e perdeu um valor crítico de laboratório até as 4:15 daquela tarde.
Depois de falar sobre isso, tivemos a ideia de montar um huddle diário. Isso só precisa durar de três a cinco minutos. "Quem está aqui hoje? Quem está cobrindo quais salas? Quais são as grandes coisas que estamos esperando hoje?"
Que dicas você tem para testar reuniões diárias?
Testar reuniões diárias seria como testar qualquer outra coisa. Comece com alguém que esteja disposto. Eu tentaria com talvez duas pessoas. Elas poderiam ser o gerente da clínica e a recepcionista. Poderia ser o enfermeiro responsável e um terapeuta respiratório.
Você pode se concentrar em uma meta na qual sua unidade esteja trabalhando. Se estiver se concentrando na mobilidade, comece com os pacientes que precisam andar hoje. Tente segmentar um pequeno grupo em talvez um dia. Então, no final do dia, converse com seus colegas e diga: "Como foi isso? Aprendemos alguma coisa? Como os pacientes se saíram? Ter um huddle ajudou a equipe?" Pergunte a cinco pessoas: "Isso foi útil? Quanto tempo levou?" Então tente novamente amanhã.
Você pode descobrir que talvez o terapeuta respiratório — embora ele esteja disposto — pode não ser a pessoa certa para o seu teste. Se sua unidade tem muitos problemas ambulatoriais, você pode perguntar a um fisioterapeuta: "Você estaria disposto a vir para uma reunião de segurança sobre seus pacientes? Estamos nos concentrando em tentar fazer os pacientes se levantarem hoje."
Quais são alguns problemas comuns que as equipes enfrentam em reuniões rápidas e algumas dicas para evitá-los?
O principal problema é a suposição de que os huddles são apenas trabalho extra. “Não temos tempo para isso.” Todo mundo está tão ocupado com sua lista de coisas que precisam fazer. Talvez você precise ajudar as pessoas a pensarem nos huddles de forma diferente. “Esses cinco minutos podem me impedir de machucar um paciente.” “Esses 10 minutos podem me poupar uma hora e meia no final do dia.”
É difícil superar esse obstáculo, mas você pode construir força de vontade se começar com uma pessoa e depois acompanhar os quase acidentes ou salvamentos. "Tiramos quatro pessoas dos narcóticos hoje." "Ajudamos seis pessoas a se sentarem ou andarem hoje." Esse tipo de informação é encorajador para a equipe — mesmo para aqueles que não estão testando — para que todos possam entender que os huddles têm valor.
Outro desafio pode ser mantê-lo breve. Algumas pessoas podem ficar tentadas a dizer um pouco mais do que o necessário, mas um huddle deve ser curto e agradável. Você pode definir um alarme de 10 minutos no seu telefone e segurá-lo para deixar claro que você pretende respeitar o tempo de todos. As pessoas que estão tocando esses pacientes são as pessoas mais valiosas ali, então elas precisam saber que estarão no huddle por 10 minutos e depois voltarão ao trabalho. Elas precisam confiar nisso, ou não vão querer participar.
Compartilhar os resultados de até mesmo pequenos testes pode ajudar a convencer as pessoas de que os huddles valem seu tempo. “Fizemos isso por duas semanas e nunca passou de 10 minutos.” “Tentamos às 7:00 e esse horário estava muito cheio, então aumentamos para 8:30 e foi melhor.”
Quando os huddles não pegam, geralmente é porque os participantes questionaram o valor ou a estrutura dos huddles. Ouvi pessoas dizerem: "Fizemos isso por meses, mas depois as pessoas começaram a diminuir". Se isso acontecer, você precisa revisar: "Que perguntas estávamos fazendo? As pessoas certas faziam parte do huddle? Havia muitas pessoas lá? Demorou muito?" Se um huddle não for valioso para todos que estão naquele círculo, eles encontrarão coisas melhores para fazer.
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Nota do editor: Esta entrevista foi editada por questões de tamanho e clareza.