Por que isso importa
Desde março de 2020, a África do Sul passou por três lockdowns de COVID-19. De acordo com a Organização Mundial da Saúde, as notificações de casos de tuberculose (TB) caíram em mais de 40% devido à redução da investigação de TB. As unidades de saúde que geralmente fornecem cuidados de TB se transformaram em centros de tratamento ou isolamento de COVID-19, e a cadeia de suprimentos para diagnósticos de TB foi interrompida. Os consultores de melhoria que apoiam o projeto de melhoria da qualidade da tuberculose (TBQI) se adaptaram a um ambiente de trabalho virtual para implementar um modelo Sprint , usando conteúdo de QI "apenas o suficiente" para promover mudanças rápidas. Usamos o modelo Sprint por mais de um ano, com o objetivo de aumentar a descoberta de casos, concentrando-nos em testes de rotina de TB de grupos diagnosticados com HIV que apresentam alto risco de TB.
Um de nós (Dr. Kamoga) treina e orienta os gerentes de unidades de saúde e equipes de QI, coordenadores distritais de HIV/TB e supervisores de unidades em 24 unidades públicas de saúde primária e dois hospitais. Em um dia típico de visitas antes da pandemia, ele viajava para as unidades e trabalhava com os mentorados por aproximadamente três horas. Uma visita típica com uma equipe de QI envolve a revisão de como a unidade implementou e documentou ideias de mudança na busca de casos de TB. Desafios específicos são então discutidos usando uma abordagem de "ir e ver" para determinar a origem de um problema.
Algumas sessões de coaching usaram celulares.
Pessoalmente, um Consultor de Melhoria como o Dr. Kamoga pode ver fisicamente a precisão dos dados de origem em comparação com o que é enviado em planilhas que documentam o trabalho da equipe. Por exemplo, na planilha de lista de verificação do registro de identificação de casos de TB (registro), uma equipe de QI pode relatar que nenhum resultado de teste de TB está pendente. No entanto, uma revisão dos registros reais de diferentes fluxos de atendimento pode revelar testes pendentes. A abordagem "ir e ver" também ajuda o Consultor de Melhoria a testemunhar o fluxo de pacientes, observar como as atividades de atendimento são conduzidas e fornecer feedback adequadamente.
Indo para o virtual
Durante os lockdowns, as visitas presenciais se tornaram difíceis. As equipes aproveitaram a tecnologia para continuar o coaching e a mentoria para manter os ganhos significativos na localização de casos, ao mesmo tempo em que abordavam a COVID-19. O Dr. Kamoga contatou cada equipe do QI para determinar qual plataforma de videochamada seria mais adequada e agendou visitas virtuais de duas horas. Adaptamos planilhas e ferramentas de auditoria de dados de antes da pandemia para uso virtual. Antes de cada sessão, as equipes do QI compartilhavam a documentação do mês anterior em uma plataforma de mensagens digitais.
As visitas virtuais centraram-se em:
- Revisão das principais métricas de cascata de cuidados com a TB usando gráficos de execução
- Desafios na gestão do registo de identificação de casos de TB, conforme reportado em folhas de trabalho entre as visitas
- Diferenças nos números entre as principais fontes de dados, conforme relatado na ferramenta de auditoria de qualidade de dados
- Razões para lacunas no desempenho das ideias de mudança testadas durante o mês
- Soluções e alterações ao plano de melhoria da qualidade para as próximas quatro semanas
As equipes se reuniram em uma sala com no máximo cinco membros por laptop ou três em volta de um celular, organizado pelo gerente da instalação. Duas das 18 sessões mudaram para uma chamada telefônica devido a uma conexão de internet ruim.
Desafios e Adaptações
O Improvement Advisor não conseguia ver fisicamente os dados de origem, como os registros de identificação de casos de TB. Em vez disso, ele orientou cada equipe enquanto realizavam a revisão de documentos e comparavam os dados de origem com planilhas enviadas, bem como downloads do registro eletrônico.
Virtualmente, ele não conseguia observar muitos aspectos do cuidado. Em vez disso, ele pedia às equipes para descrever como conduziam uma atividade. Por exemplo, ele poderia dizer: "Você pode me explicar o processo de coleta de uma amostra de escarro para um teste de TB?"
Devido à pandemia da COVID-19, as equipes mudaram para o treinamento virtual.
Para reduzir a fadiga da plataforma digital, as equipes mantiveram as visitas virtuais em menos de duas horas, o que reduziu o tempo para conversa. Como o coach não podia observar a verificação de dados em chamadas telefônicas, essas sessões tendiam a ser mais curtas e focar no desempenho e nas lacunas com base em planilhas e materiais trocados antes da chamada. Dar instruções claras e fáceis para os próximos passos da equipe é especialmente importante em visitas virtuais. Isso inclui falar com o líder da equipe de QI ou uma pessoa de influência que dará informações aos outros membros da equipe, especialmente se a visita virtual não puder acomodar toda a equipe.
Entre as sessões, na plataforma de mensagens digitais, os treinadores destacam as descobertas das planilhas, parabenizam as equipes sobre as conquistas e respondem a perguntas. Um benefício da plataforma de mensagens digitais é que ela oferece a oportunidade de check-ins diários. Esses grupos digitais são incrivelmente ativos e os líderes de equipe são engajados. Os grupos são projetados para que os líderes de equipe mostrem o caminho e os Consultores de Melhoria apoiem o sistema, e vimos um aumento tremendo na participação conforme mudamos para o coaching virtual.
Reflexões
No geral, as equipes de QI acolheram a experiência da visita virtual e trabalharam para se preparar e dar feedback sucinto durante as chamadas mais curtas. O suporte virtual significa que as equipes sabem que uma visita de suporte está a apenas uma chamada de distância. Claro, não estar presente significa perder algumas oportunidades, como dar feedback direto ao profissional de saúde em seu espaço durante uma visita "vá e veja".
O relacionamento de coaching construído nos últimos 11 meses é essencial para o nível de engajamento e confiança que incentiva as equipes de QI a compartilhar a verdade sobre o que está acontecendo no local. Para construir confiança, o projeto tem como alvo o coaching e a mentoria — não a busca de falhas — desde o início. Os consultores de melhoria não corrigem os erros dos membros da equipe na presença de pacientes ou subordinados; em vez disso, eles oferecem respeito e dão feedback mais tarde durante uma reunião presencial. Da mesma forma, ao fornecer suporte virtual, eles conduzem chamadas individuais para treinar em particular. Garantir que os membros da equipe façam parte do planejamento do projeto e recebam seu feedback é fundamental. Este trabalho é uma parceria. Os consultores de melhoria perguntam aos membros da equipe sobre como eles acham que estão se saindo e sempre reconhecem seu trabalho duro.
As equipes do QI compartilharam que ter seu coach disponível em um momento tão difícil permitiu que tivessem esperança em seu trabalho. Com base em uma pesquisa rápida, agora estamos colaborando em planos para usar visitas virtuais para mais situações, como mentoria por supervisores de unidades de saúde distritais. Estamos ansiosos pelo que vem a seguir!
Maureen Fatsani Tshabalala, RNM, BBA, MPH, é Diretora Sênior de Projetos no IHI. Nelson Kamoga, MBChB, MPH, é Consultor de Melhorias no IHI.
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