Comptabilité allégée : comment transformer la surcharge de données en amélioration continue

Pourquoi c'est important

Jeffrey Rakover, associé de recherche à IHI, et Brian Maskell, membre du corps professoral de IHI, décrivent les avantages potentiels de l'application de la comptabilité Lean aux soins de santé.

Il y a dix ans, les dirigeants d'Intermountain Healthcare estimaient que jusqu'à 35 % de la production de soins de santé représentait du gaspillage. Aujourd'hui, les prestataires de soins continuent de faire face au défi d'améliorer l'efficacité et de réduire le gaspillage pour offrir des soins de santé de meilleure qualité.

Bien qu’ils disposent de plus de données que jamais, de nombreux prestataires de soins de santé ont du mal à améliorer la qualité des soins tout en maîtrisant les coûts. Si nombre d’entre eux ont réussi à suivre les mesures clés de la qualité, le suivi régulier des mesures d’efficacité et de coûts reste souvent difficile.

Des méthodes issues d’autres secteurs peuvent aider les prestataires de soins de santé et les dirigeants à comprendre leurs niveaux globaux d’efficacité et de performance en matière de qualité. Au lieu de parcourir ce qui ressemble souvent à un « dépotoir de données », ces approches peuvent aider à identifier les informations les plus utiles pour une meilleure gestion.

Outils pour mesurer la valeur

Certaines organisations ont essayé de mesurer la valeur en complétant les mesures de qualité par des méthodes telles que la comptabilité par activités (ABC), mais l'ABC et les méthodes connexes nécessitent des investissements importants en temps et en ressources. La comptabilité Lean propose des outils pour faciliter l'évaluation régulière de la valeur des soins de santé. La comptabilité Lean fait référence de manière générale aux applications des principes de la pensée Lean aux fonctions comptables et financières.

Les responsables de nombreux secteurs, comme l'industrie manufacturière, utilisent la comptabilité Lean avec succès depuis plus de deux décennies. Les applications de la comptabilité Lean dans le domaine de la santé en sont encore à leurs débuts, avec des tests préliminaires de cette méthode dans les services d'urgence et dans la chirurgie de remplacement articulaire. En particulier pour les services cliniques avec des flux de travail réguliers et prévisibles, la comptabilité Lean fournit la structure nécessaire et les données précieuses pour une meilleure gestion des processus, une meilleure qualité et une meilleure efficacité.

Avantages du Box Score

Composant de la méthode Lean Accounting, l’outil « box score » développé par l’expert Lean Brian Maskell propose une méthode de gestion continue de la valeur. Le box score est essentiellement un tableau de bord qui comprend trois types de mesures :

• Mesures de qualité qui concernent principalement des domaines tels que la sécurité, les défauts et les mesures d'efficacité opérationnelle (par exemple, les démarrages à l'heure).
• Mesures de capacité qui comparent la disponibilité globale du temps du personnel à l'utilisation productive réelle de ce temps
• Mesures financières qui traitent des principaux postes de coûts (par exemple, les fournitures) et mesures traditionnelles de rentabilité

Ces tableaux de bord aident les responsables de première ligne à comprendre les performances hebdomadaires de leurs services cliniques sur une seule feuille de papier. Dans le contexte des soins de santé, ce service peut être une « chaîne de production » pour le remplacement de la hanche ou du genou, la chirurgie cardiaque ou la chirurgie de la cataracte, par exemple.

Le score box est déterminé en temps réel. Au lieu de rapports mensuels ou trimestriels, le score box aide les responsables de première ligne et le personnel financier à comprendre les performances au fur et à mesure qu'elles se produisent. Cette méthode met en évidence les opportunités immédiates d'amélioration en fonction de données actualisées et d'une résolution coopérative et pratique des problèmes.

En outre, les dirigeants peuvent utiliser le tableau de bord pour modéliser l'impact de diverses décisions de gestion, allant du passage à une structure de personnel différente en minimisant l'utilisation des indemnités journalières, à la modification des achats de fournitures (par exemple, en conservant un inventaire plus important d'articles déjà achetés plutôt que de conserver des articles en consignation).

Pour introduire la méthode Box Score, les responsables des services cliniques ont besoin de données de base sur les coûts et la qualité, et doivent collaborer avec le personnel financier pour rendre ces données disponibles régulièrement. Plusieurs éléments d'infrastructure peuvent faciliter l'introduction de la méthode :

• Une carte de flux de valeur bien développée qui comprend des informations sur les étapes du processus du service clinique, ainsi que des éléments de données clés tels que le temps nécessaire à chaque étape et le personnel spécifique impliqué ;
• Des données de haute qualité, régulièrement mises à jour, sur les principaux postes de coûts, tels que les matériaux et les fournitures pour les procédures ; et
• Un engagement envers l’amélioration et la normalisation (là où cela a du sens), avec au moins une compréhension rudimentaire des méthodes de normalisation dans les soins de santé et de la science de l’amélioration .

Les hôpitaux sont souvent inondés de données provenant de systèmes d’analyse clinique, d’analyses comparatives externes et d’autres sources. Cependant, les responsables des services peuvent avoir du mal à lier les mesures de performance aux objectifs stratégiques. L’application des méthodes de comptabilité allégée peut aider les organisations à trouver le bon ensemble de mesures à surveiller régulièrement pour une véritable amélioration continue.

Jeff Rakover est chercheur associé à IHI et membre de l'équipe d'innovation de IHI .