Por que isso importa
Quantas vezes você participou de uma discussão sobre o que os profissionais de saúde, pacientes ou pessoas da sua comunidade querem e precisam e se perguntou se identificou as necessidades mais urgentes do todo?
Imagine usar uma ferramenta para descobrir questões da maior importância para um grupo de profissionais de saúde enquanto você busca abordar os pontos problemáticos que os fazem se esgotar tanto a ponto de não amarem mais seu trabalho ou mesmo tratarem os outros gentilmente. Imagine usar uma ferramenta para classificar perguntas semelhantes feitas a membros da comunidade que você busca envolver, famílias que apoiam seus entes queridos doentes ou pessoas que precisam do cuidado que você está buscando melhorar. E imagine fazer esse trabalho com o envolvimento ativo deles, em vez de para eles. Imagine o momento "aha!" que sua equipe pode ter quando você nomeia as poucas áreas vitais que, se abordadas primeiro, serão mais importantes e causarão o maior impacto em uma faixa mais ampla de sua comunidade.
Tenho que admitir: adoro gráficos de Pareto ! Alguns anos atrás, essa ferramenta capacitou nossa equipe do IHI a identificar as "poucas áreas vitais" nas quais se concentrar para planejar o futuro. Um gráfico de Pareto é um tipo de gráfico de barras que ajuda as equipes a se concentrarem nos fatores mais importantes de um problema que estão tentando melhorar ou de um efeito que desejam entender mais completamente. O princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20, nos diz que 80 por cento do efeito vem de 20 por cento das causas.
No início de um projeto de larga escala para reduzir a mortalidade materna e neonatal, com muitas partes móveis, novos territórios e novos membros da equipe convergindo de quatro países diferentes para apoiar os esforços, tanto a excitação quanto a ansiedade estavam nas alturas! Ajudei a facilitar um retiro para este grupo, a primeira vez que todos os membros da equipe se reuniriam para trabalhar nesta iniciativa. O sucesso significaria que inúmeras vidas de mães e bebês seriam salvas; o fracasso não era uma opção. Conversei com os membros individuais da equipe com antecedência para descobrir quais problemas cada pessoa mais queria abordar para que pudéssemos elaborar uma agenda e planejar atividades para nossos três dias juntos. As preocupações urgentes incluíam estratégia, operações e logística, funções e responsabilidades e mapeamento de atividades para o ano.
No primeiro dia, priorizamos tópicos para discutir durante o retiro, mas precisávamos de uma maneira de trazer à tona as emoções positivas e negativas que estavam borbulhando silenciosamente. Entra: o diagrama de Pareto. Percebi que este era o momento perfeito para usar uma versão rápida e modificada da ferramenta para ter uma noção dos sentimentos da equipe e nos concentrar em alguns conceitos-chave para discutir juntos.
Em cartões de nota, os membros da equipe escreveram o que os deixou mais animados e o que os deixou mais nervosos para essa nova iniciativa. Durante o intervalo, categorizamos e contabilizamos essas respostas. Desenhamos gráficos de barras com fatores que causam essas emoções plotados no eixo x e a frequência das respostas plotadas no eixo y, ordenadas com as respostas mais comuns começando à esquerda (veja a foto).
Os gráficos de Pareto mostraram as causas do nervosismo (esquerda) e da excitação (direita) da equipe. A barra circulada indica o fator que mais preocupava o grupo: gerenciar todas as partes móveis.
Aqueles gráficos de Pareto improvisados e desenhados à mão (reconhecidamente faltando alguns componentes*) e o processo por trás deles permitiram que a equipe desempacotasse as áreas que precisavam abordar primeiro para ter sucesso, ao mesmo tempo em que mostravam o que mais estava na mente de todos. O gráfico de entusiasmo mostrou o que nos trouxe alegria. Ele adicionou urgência, nos motivou e nos lembrou que o impacto potencial deste trabalho superava os desafios.
O quadro de nervosismo nos permitiu reconhecer esses sentimentos e validou nossa decisão de focar em um fator que estava gritando para nós: gerenciar todas as partes móveis. Essa foi de longe a preocupação mais frequentemente notada devido à imensa escala do projeto; foi a primeira vez que o IHI teria um escritório no país, e gerenciar as operações e o suporte à implementação seria uma grande tarefa com metas ambiciosas.
Durante o retiro, fizemos exercícios para nos conhecermos melhor e enfatizamos o planejamento, incluindo a criação de um cronograma de projeto em um calendário gigante do ano seguinte. Finalmente, retornamos aos nossos gráficos e reavaliamos nossos sentimentos. Vimos uma redução clara no número de pessoas nervosas sobre a parte de gerenciamento, e mais uma categoria de excitação foi adicionada: todos estavam animados com a equipe!
O gráfico de Pareto é tão versátil e pode ser um salva-vidas quando se trata de capacitar equipes para peneirar os "muitos úteis" para encontrar os "poucos vitais". Ele combina a cabeça e o coração enquanto você coleta histórias, sentimentos, insights e ideias e os classifica para criar uma representação visual e contagem do que mais importa para aqueles que mais importam. Ele cria uma estrela do norte para os melhoradores, levando-os ao(s) lugar(es) certo(s) para gastar tempo, energia e esforço. E pode liberar inúmeras horas de áreas que podem precisar de melhorias, mas não vão levá-lo em direção aos seus objetivos com rapidez suficiente.
*Não tivemos tempo de utilizar totalmente todos os componentes de um verdadeiro gráfico de Pareto. Por exemplo, omitimos o eixo vertical direito que lista a porcentagem do total que cada fator representa. Para mais detalhes sobre gráficos de Pareto completos, revise o QI Essentials Toolkit do IHI.
Patty Webster é consultora de melhorias e professora do Institute for Healthcare Improvement.