Pourquoi c'est important
Alors que de nouveaux défis apparaissent et que le nombre de dossiers augmente, il est essentiel de partager efficacement les informations clés. Utilisez les conseils ci-dessous pour découvrir (ou réviser) cinq façons de rendre les réunions de sécurité plus efficaces.
De nombreuses organisations ont mis en place une version de réunion quotidienne pour au moins certaines équipes cliniques. Alors que la réunion habituelle se concentre sur les questions opérationnelles (comme la nécessité d'une transition fluide lors des changements d'équipe), les meilleures réunions mettent l'accent sur la qualité des performances, y compris la sécurité. Nous suggérons aux équipes d'intégrer des mesures quotidiennes dans leur pratique de réunion quotidienne, complétées par l'utilisation d'un tableau de gestion visuelle qui contribue également à favoriser une performance durable et une amélioration continue.
Un caucus est une réunion brève et debout (10 minutes ou moins) qui a généralement lieu une fois au début de chaque journée de travail dans un contexte clinique. Dans les unités d'hospitalisation, le caucus a lieu au début de chaque quart de travail important. Dans les centres de chirurgie ambulatoire, les caucus ont lieu une fois par jour dans chaque unité (par exemple, avec le personnel du bloc opératoire). Dans les soins primaires, le personnel peut se réunir le matin pour discuter des patients programmés en équipe.
Le rassemblement quotidien permet aux équipes de gérer activement la qualité et la sécurité, notamment en passant en revue les travaux standard importants tels que les listes de contrôle. Souvent, le travail standard sera le résultat de projets d'amélioration de la qualité antérieurs, et les rassemblements offrent un lieu pour garantir que les améliorations de processus sont maintenues. Les rassemblements permettent aux équipes de revenir sur le passé pour évaluer les performances et de se projeter dans l'avenir pour signaler les problèmes de manière proactive.
Comment pouvez-vous améliorer vos réunions de groupe ? Voici quelques étapes clés pour des réunions de groupe efficaces, ainsi que des conseils pour les mener à bien :
- Commencez à l'heure prévue. Choisissez une heure fixe pour vous réunir (par exemple, 15 minutes avant la première intervention de la journée) et assurez-vous que tout le monde se lève. La cohérence aide les gens à planifier leur travail et à se présenter rapidement, et le fait de se lever permet au rassemblement de se dérouler plus rapidement.
- Affichez l'ordre du jour sur le tableau de gestion visuelle. Pointez l'ordre du jour, ne le lisez pas. Cela permet à l'équipe de s'entraîner à utiliser des informations visuelles.
- Demandez à chaque membre de l'équipe de partager une préoccupation ou une réussite de la veille ; tout le monde écoute. Ayez une méthode pour faire le tour de l'équipe (par exemple, dans le sens des aiguilles d'une montre) pour éviter de tâtonner pour trouver l'ordre, et essayez de passer un « objet parlant » à chaque personne à tour de rôle pour encourager les autres à écouter. Notez les problèmes à suivre sur le tableau de gestion visuelle et transmettez les problèmes à résoudre si nécessaire. Pour que la réunion soit brève, il est important d'identifier uniquement les problèmes à résoudre ultérieurement, et non d'essayer de les résoudre lors de la réunion.
- Prévisualiser les patients de la journée. Identifier les patients susceptibles de présenter des problèmes de qualité et de sécurité ; lister les patients et les procédures sur le tableau de gestion visuelle rend cette étape plus efficace. L'objectif n'est pas de passer en revue chaque patient, mais de prévoir les patients inhabituels et de faire en sorte que la réunion soit courte.
- Clôturez la réunion en annonçant ou en diffusant d’autres messages. N’oubliez pas de remercier l’équipe et de dire : « La réunion est terminée. » La courtoisie favorise le respect et les mots de clôture donnent un signal clair à l’équipe pour qu’elle passe à la tâche suivante.
Jeff Rakover est chercheur principal à IHI .
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